Estos son los cuatro errores más comunes que las personas hacen en el correo electrónico que conduce a malentendidos.
Desde tonos involuntarios hasta los errores tipográficos que cambien el mensaje, los malentendidos son bastante fáciles cuando trabajamos con correos electrónicos. Afortunadamente, hay cosas que usted puede hacer para evitar problemas, dice Claire Bissot, Directora Gerencial de servicios en Recursos Humanos para el proveedor de servicios profesional CBIZ.
“El correo electrónico puede afectar la percepción de otras personas hacia usted rápidamente”, ella dice. “Es fácil dar la impresión de ser muy breve, demasiado amable y agradable, muy distante o demasiado locuaces y verbosos. En vez, es importante que se tome el tiempo de elegir las palabras correctamente y afinar su mensaje; es una conversación que ahora está documentada”.
Para evitar malentendidos, asegúrese de que no está cometiendo uno de estos cuatro errores comunes:
LANZARSE HACIA LO QUE DESEA CONSEGUIR O LOGRAR DE INMEDIATO O MUY RÁPIDAMENTE
Si bien la brevedad es preferible, no se olvide de la cortesía. Al igual que usted no iniciaría una llamada telefónica indicando inmediatamente lo que desea después de que la otra persona dice “Hola”, comenzar un correo electrónico de la misma forma puede sonar igual de abrupto. Tómese un momento para saludar a la otra persona de manera que muestre que usted le dio pensamiento a su mensaje.
“Si hace tiempo que usted no ha hablado con la otra persona, podría decir: ‘Hola Juan, hace tiempo que no hablábamos’”, dice Bissot. “En lugar de una apertura enlatada, utilice una introducción única, tal como ‘Espero que tu lunes haya comenzado bien’, o ‘Feliz miércoles’”.
Un saludo ayuda a obtener la atención de la persona y proporciona contexto acerca del por qué está estableciendo contacto con ella. Si su conversación de correo electrónico continúa más allá del primer mensaje, no obstante, usted no necesita ser tan formal, añade Bissot.
NO HACER CORRECCIÓN DE PRUEBAS
El correo electrónico es un medio rápido para comunicarse, pero rápidamente puede convertirse en algo descuidado. Siempre tómese el tiempo de leer su mensaje antes de pulsar el botón de Enviar, dice Bissot. Revise por errores gramaticales u ortográficos básicos como, por ejemplo, la mezcla de ‘del’ con ‘de él’. Lea su correo electrónico en voz alta para asegurarse de que su tono no sea malinterpretado como negativo. Y asegúrese de que no está añadiendo confusión sobre algún tema o asunto.
“Solemos juzgar a una persona por su correo electrónico,” ella dice. “Los mensajes mal escritos pueden causar una percepción negativa de la persona, sus habilidades y si desea interactuar con ellos o no en el futuro”.
UTILIZAR UNA FIRMA AUTOMATIZADA
Es fácil pasar por alto secciones que no son parte del cuerpo de su mensaje, tal como su firma. Pero se podría interpretar como un mensaje de que usted no le da importancia.
“Terminar todos los correos electrónicos con ‘que tenga un buen día’, realmente suena tan frío como cuando una conversación va de atrás hacia adelante,” dice Bissot. “El receptor sabe que usted no puso ningún esfuerzo en escribir y enviar un mensaje en el cual no está emocionalmente conectado”.
En su lugar, asegúrese de que nada en su correo sea repetitivo, y actualice las firmas para reflejar el tono y mensaje. “Esto demuestra un toque personal, y debe ser único para el correo electrónico,” asegura.
USAR EL CORREO ELECTRÓNICO CUANDO DEBE USAR EL TELÉFONO
En ocasiones el correo electrónico no es el método correcto de comunicación. Si se trata de una relación nueva, asunto problemático, o algo que podría generar más preguntas, llame para resolverlo de una vez y ahorrar tiempo a todos, Bissot dice.
“Usted sabe que es tiempo de coger el teléfono cuando siente una sensación de inseguridad o miedo al presionar el botón de ‘enviar’ (“send”), afirma. “O si ha ido de atrás hacia adelante en más de dos ocasiones porque la otra persona no entiende, ya es el momento de una conversación telefónica”.
Si bien parece más rápido, el correo electrónico puede retardar la comunicación porque las llamadas telefónicas por lo regular son mucho más cortas. “Ambas partes terminan satisfechas de que los asuntos o problemas se resuelvan”, dice Bissot. “Las llamadas telefónicas también le permiten la oportunidad de mostrar compasión cuando sea necesario. El correo electrónico nos permite ocultarnos detrás de una pantalla, y es un ciclo abierto que en realidad nunca termina”.
Si por teléfono no es posible y usted tiene que enviar un correo electrónico con un mensaje confidencial o sensitivo, trate de no irse a los extremos. Evite utilizar demasiada emoción (puntos de exclamación), pero no sea tan frío que vaya a reflejar falta de emoción.
“Sea claro acerca de por qué usted o la otra persona está estableciendo contacto, y tómese tiempo para hacerlo correctamente la primera vez”, dice Bissot.
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